POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS ANA MARTIN JEWELRY & HATS

TERMINOS GENERALES

Objetivo de la Política

La Política de Tratamiento de Información Personal tiene por objetivo socializar las medidas, normas y condiciones para el tratamiento de la información personal que realiza ANA MARTIN JEWELRY & HATS, y que de forma voluntaria ha decidido adoptar.

Alcance: La Política de Tratamiento de Información Personal establece la administración, disposiciones generales, especificación y las condiciones de organización de los datos personales que ANA MARTIN JEWELRY & HATS almacena solicita, utiliza, corrige, cede o suprime en el marco de su actividades y establece los derechos que tienen los implicados e intervinientes, y los mecanismos que se han dispuesto para hacer efectivo el ejercicio del derecho al habeas data, con el fin de dar pleno cumplimiento a lo dispuesto en La Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia.

Titulares a quien va orientada la Política: La Política de Tratamiento de Información Personal, se encuentra dirigida a los compradores offline/online, empleados, clientes, contratistas, proveedores, y en general cualquier titular de información que, con ocasión a nuestras actividades, necesitemos de su información personal para mantener las relaciones vigentes.

Cumplimiento Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales:

La presente Política de Tratamiento de Información, da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados la presente Política que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales.                                                                        

Identificación del Responsable de la Información:

ANA MARTIN JEWELRY & HATS Entidad de carácter privado como Responsable del almacenamiento de la información, se relacionan los datos de contacto, y te aclaramos que no tenemos asignado un TERCERO externo para el manejo de la Información.

  • Razón Social: ANA MARTIN   RUT: 52788653-0
  • Dirección y Domicilio: Calle 70 # 94 -18 Taller – Bogotá
  • Correo electrónico: info@anamartin.co
  • Teléfono: (+57) 3103331197

CAPÍTULO SEGUNDO – DEFINICIONES

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: ANA MARTIN JEWELRY & HATS, actúa como encargada del tratamiento de datos personales en los casos, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: ANA MARTIN JEWELRY & HATS, actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento: 

  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro o para otro.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que ANA MARTIN JEWELRY & HATS, realice sobre datos de carácter personal tales como la recolección, procesamiento, publicidad, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Lo anterior solo aplicará exclusivamente para personas naturales.

Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de ANA MARTIN JEWELRY & HATS, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales. Esto con el fin determinar el rol o función que debe desempeñar algún funcionario designado por ANA MARTIN JEWELRY & HATS 

CAPITULO TERCERO

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

ANA MARTIN JEWELRY & HATS se encuentra comprometida en mantener la libertad, integridad, transparencia, confidencialidad, veracidad y disponibilidad de los datos personales de sus accionistas, trabajadores y candidatos a vacantes, proveedores de bienes y servicios y/o contratistas, clientes y cualquier otra persona natural que mantenga sus datos en nuestras bases de datos y archivos. ANA MARTIN JEWELRY & HATSgarantiza la aplicación de los principios generales para el tratamiento de este tipo de datos, contemplados en la Ley 1581 y decretos reglamentarios, que se dividen en:

Transparencia: ANA MARTIN JEWELRY & HATS., garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de ANA MARTIN JEWELRY & HATS., bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Veracidad o calidad: ANA MARTIN JEWELRY & HATS, garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles. La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad ANA MARTIN JEWELRY & HATS, frente a su calidad.

Confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales, que no tienen la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, teniendo el poder de suministrar o comunicar los datos personales, únicamente cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

Por consiguiente, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las registrales. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para dicha acción, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Finalidad: El Tratamiento de datos personales que ANA MARTIN JEWELRY & HATS., realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

Acceso y circulación restringida: Este tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Política, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.

Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de ANA MARTIN JEWELRY & HATS. será de medio y no de resultado.

Libertad: ANA MARTIN JEWELRY & HATS, puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que, si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, ANA MARTIN JEWELRY & HATS, deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

Seguridad: ANA MARTIN JEWELRY & HATS., como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para brindar la respectiva seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

CAPITULO CUARTO

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

ANA MARTIN JEWELRY & HATS advierte que trata sin previa autorización del titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia y que estén a cargo de ANA MARTIN JEWELRY & HATS.

ANA MARTIN JEWELRY & HATS recolecta datos personales de carácter público y semiprivado, como pueden ser:

  • Datos generales y específicos de identificación.
  • Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial, prestación de servicios, domicilios, envíos entre otros.
  • Datos de contenido socioeconómico.
  • Datos relacionados con el nivel educativo, y/o historial académico de la persona.
  • Datos personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, etc.

Los datos personales que se encuentran en posesión de ANA MARTIN JEWELRY & HATS están sometidos al siguiente tratamiento:

Recolección: El tratamiento de la información personal que realiza ANA MARTIN JEWELRY & HATS, se obtiene a través de diferentes actividades relacionadas con su actividad comercial, y las obligaciones que tiene con sus prestadores de servicios. La información se solicita de manera directa al titular. ANA MARTIN JEWELRY & HATS solo trata datos personales de menores de edad cuando estos tengan como origen información relacionada con vinculación laboral o de prestación de servicios a ANA MARTIN JEWELRY & HATS y velará por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

  • Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  • Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, ANA MARTIN JEWELRY & HATS, exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley.

ANA MARTIN JEWELRY & HATS, y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velaran por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Los instrumentos que utiliza ANA MARTIN JEWELRY & HATS para recolección de la información, son aquellos establecidos en la normatividad en materia de protección de datos personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que, en cada uno de ellos, se encuentra incorporada la autorización del consentimiento para el tratamiento de los datos personales, de conformidad con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Así mismo, puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que, si bien no están contenidos en ellos, sean de carácter público o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley. En cualquier otro caso, ANA MARTIN JEWELRY & HATS, deberá obtener la aprobación expresa, previa información al Titular al momento del manejo de sus datos personales.

Almacenamiento de datos sensibles: Para el almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de ANA MARTIN JEWELRY & HATS., solo almacena datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, parra esto requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos, (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento.

ANA MARTIN JEWELRY & HATS., utiliza y almacena datos catalogados como sensibles, cuando el tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización. En caso que sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.

El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial y/o tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato esté disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

En adición a lo anterior, ANA MARTIN JEWELRY & HATS, cumple con las siguientes obligaciones:

  • Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
  • Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
  • No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

En algunas ocasiones, la información personal se almacena directamente en los equipos de los responsables de los procesos de ANA MARTIN JEWELRY & HATS, o en archivos físicos, para estos casos, se encuentran establecidos controles de acceso a la información, con las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.

Uso: El uso de la información almacenada en nuestra base de datos, tiene diferentes objetivos, entre ellos, se encuentran:

  • Llevar registro y control de la nómina de ANA MARTIN JEWELRY & HATS y colaboradores externos
  • Llevar el registro y control de los clientes y proveedores para los respectivos pagos, y en general, para
  • Controles en la contratación de personal
  • Realización de informes de diferentes áreas de ANA MARTIN JEWELRY & HATS en aspectos contables, inventarios, nómina, ventas, financiero y similares.
  • Llevar registro y control de la información, orientada a la administración de ANA MARTIN JEWELRY & HATS y todos los procedimientos administrativos relativos al manejo diario y propios al core de la Organización.

Circulación: ANA MARTIN JEWELRY & HATS no comparte los datos que recolecta con terceros, y circulan internamente de manera restringida, de acuerdo a los usos y finalidades para la cual, se requieran.

Supresión: La supresión de la información personal, se realiza una vez ha cumplido el ciclo para la cual se solicitaron los datos, o en los casos en los cuales el titular de la información solicite la eliminación de la información, siempre y cuando la ley lo autorice, de todas formas, en el marco del manual interno de procedimientos de ANA MARTIN JEWELRY & HATS, se establece los criterios, en que se procede a dicha eliminación.

Finalidad de la Información Personal

ANA MARTIN JEWELRY & HATS, en el desarrollo de su objeto social recopila constantemente datos personales, con distintas finalidades y usos, dentro de los cuales se enmarcan:

  • Procedimientos administrativos
  • Remisión de información a los titulares, relacionada con el objeto social de la organización
  • Relaciones laborales y condiciones de trabajo
  • Financiera y Tributaria
  • Gestión Contable, fiscal y administrativa, gestión de proveedores y contratistas
  • Gestión de Trabajo Temporal.
  • Asesoría en el servicio que el usuario/cliente/comprador/visitante mostró interés.

Medidas de Protección: ANA MARTIN JEWELRY & HATS tiene adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente ANA MARTIN JEWELRY & HATS ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

  • Políticas de Tratamiento de la Información Personal
  • Manuales internos de procedimiento para el tratamiento de información personales
  • Cláusulas de confidencialidad en los contratos de trabajo
  • Autorizaciones para el tratamiento de datos en los formatos y espacios donde se capture información personal

CAPÍTULO QUINTO

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

El Derecho Fundamental al Habeas Data o Protección de Datos Personales, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. La ley reconoce los siguientes derechos al titular:

Actualización: Puede solicitar la actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros.

  • Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ANA MARTIN JEWELRY & HATS, en su condición de responsable del Tratamiento de datos personales.
  • Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a ANA MARTIN JEWELRY & HATS, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
  • Recibir información por parte de ANA MARTIN JEWELRY & HATS, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
  • Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
  • Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. Este Derecho de revocatoria de la autorización no es absoluto siempre y cuando exista una obligación legal o contractual que limite este
  • Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  • Nota: Estos derechos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos diferentes a los registros públicos.

Acceso: ANA MARTIN JEWELRY & HATS, garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Rectificación y/o corrección: ANA MARTIN JEWELRY & HATS se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Lo anterior, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Al respecto, ANA MARTIN JEWELRY & HATS, tendrá en cuenta lo siguiente: 

  • En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
  • ANA MARTIN JEWELRY & HATS, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que ANA MARTIN JEWELRY & HATS., considere pertinentes y seguros.
  • ANA MARTIN JEWELRY & HATS, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas de ANA MARTIN JEWELRY & HATS.
  • Nota: Cuando se trate de datos contenidos en las bases de datos de los registros públicos, el procedimiento de actualización de datos se efectuará en las oportunidades, formularios y con los trámites expresamente autorizados por las disposiciones legales, reglamentarias y en la circular única de las Superintendencia de Industria y Comercio

Supresión: El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a ANA MARTIN JEWELRY & HATS., la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Para el resto de los datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:

  • Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
  • Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  • Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.

Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ANA MARTIN JEWELRY & HATS.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y ANA MARTIN JEWELRY & HATS., como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

  • El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  • Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.
  • Nota: Cuando se trate de datos contenidos en las bases de datos de los registros públicos, ANA MARTIN JEWELRY & HATS. tiene la obligación de mantenerlos como públicos en las condiciones y términos establecidos en las normas legales y reglamentarias.

Revocación: Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, ANA MARTIN JEWELRY & HATS. ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.

En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

  • Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que ANA MARTIN JEWELRY & HATS. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
  • Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, ANA MARTIN JEWELRY & HATS. deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y ANA MARTIN JEWELRY & HATS, como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

  • El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  • Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

Consulta: A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato, podrá solicitar a ANA MARTIN JEWELRY & HATS, acceso a su información personal que reposa en las bases de datos de la empresa. En consecuencia, ANA MARTIN JEWELRY & HATS, garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes.

ANA MARTIN JEWELRY & HATS, establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Esta obligación no aplica para las bases de datos de los registros públicos administradas por ANA MARTIN JEWELRY & HATS.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales que no sean los contenidos en las bases de datos de registros públicos, ANA MARTIN JEWELRY & HATS, garantiza: 

  • Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros.
  • Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad.
  • Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta máxima cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamo: El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos que no corresponda a los registros públicos de ANA MARTIN JEWELRY & HATS, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento de ANA MARTIN JEWELRY & HATS.

ANA MARTIN JEWELRY & HATS, cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de recibir un reclamo que no sea competencia de ANA MARTIN JEWELRY & HAT, para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

Una vez ANA MARTIN JEWELRY & HATS, haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, ANA MARTIN JEWELRY & HATS, informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

  • Nota: Cuando se trate de datos contenidos en las bases de datos de los registros públicos, el procedimiento de trámite ante el derecho de reclamo se regirá por los términos y las oportunidades establecidas en el Código General del Proceso.

Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos.

  • ANA MARTIN JEWELRY & HATS, garantiza que el trámite del ejercicio del derecho del Habeas Data (acceder, rectificar, cancelar y solicitar prueba de autorización del tratamiento) promovido por los titulares de datos personales se efectuará en los plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de protección de datos personales, sus decretos reglamentarios y la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Para ejercer su derecho de habeas data usted podrá dirigir su consulta o reclamo a cualquiera de los canales habilitados por ANA MARTIN JEWELRY & HATS.
  • Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
  • No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)
  • Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, ANA MARTIN JEWELRY & HATS, pone a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.
  • Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de ANA MARTIN JEWELRY & HATS, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatoria de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo: Las personas facultadas para solicitar una consulta a ANA MARTIN JEWELRY & HATS, son las siguientes:

  • Los empleados, contratistas, proveedores y colaboradores que han tenido alguna relación con ANA MARTIN JEWELRY & HATS.
  • Los clientes y proveedores que han tenido o tuvieron alguna relación comercial con ANA MARTIN JEWELRY & HATS.
  • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial
  • A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.
  • En general, a cualquier titular de la información personal que repose en nuestras bases de datos.
  • Estos casos, son meramente ejemplificativos y no son exclusivos, ni excluyentes.

Información que debe acreditar el titular del dato: Para efectos de consulta y reclamos, el titular del dato debe acreditar sus datos de identificación como:

  • Nombres completos y apellidos
  • Tipo y número de identificación
  • Dirección de domicilio
  • Teléfono de contacto
  • Correo electrónico
  • Brindar la información necesaria para tramitar su solicitud

En caso de que sea un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea valer, soportar o probar dicha solicitud. En caso de que sea un menor, deberá realizarlo con el adulto Responsable dicha solicitud, sin que en ningún momento le niegue ANA MARTIN JEWELRY & HATS el ejercicio de sus derechos.

  • Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data: ANA MARTIN JEWELRY & HATS tiene habilitado el siguiente canal para que los titulares ejerzan su derecho de Hábeas Data.

Correo electrónico: info@anamatin.co

  • Responsable del cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales: ANA MARTIN JEWELRY & HATS es el área responsable del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares. En caso de cualquier duda respecto a esta política, puede escribir a info@anamatin.co

CAPÍTULO SEXTO

AVISO DE PRIVACIDAD.

ANA MARTIN JEWELRY & HATS, informa a todos los titulares de la información personal contenida en sus bases de datos las finalidades aplicables al tratamiento de la información definido para cada uno de los grupos de interés de la empresa, a saber: Socios, trabajadores y candidatos a vacantes, proveedores o contratistas, prospectos de clientes y clientes de conformidad con el artículo 14 del Decreto 1377 de 2013. Los titulares de la información a través de su consentimiento, aceptan de manera libre, expresa, informada e inequívoca que sus datos personales sean tratados por parte de ANA MARTIN JEWELRY & HATS, para realizar las finalidades que se señalan a continuación, esto, sin perjuicio de que en cualquier momento puedan ejercer de forma efectiva su derecho de habeas data para que se garantice sus derechos de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización:

Finalidades aplicables a todos los Titulares de datos personales: Las finalidades del tratamiento de los datos personales que se describen a continuación se aplicarán a todos los titulares de datos personales que hayan otorgado su autorización previa, expresa e informada a ANA MARTIN JEWELRY & HATS: 

  • Informar sobre cambios sustanciales en la POLÍTICA adoptada por la empresa; establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de la empresa.
  • Responder a las peticiones, consultas, reclamos o quejas que realicen los titulares de información de tipo personal a través de cualquiera de los canales habilitados para dicho efecto, transferir o transmitir sus datos personales a entidades o autoridades judiciales o administrativas, cuando estos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones e informar sobre cambios sustanciales en la presente POLÍTICA.

Finalidades aplicables a los accionistas: En lo que concierne a las personas naturales titulares de datos que a su vez sean accionistas y administradores de ANA MARTIN JEWELRY & HATS, informar que el tratamiento de los datos personales de estos se llevará a cabo según lo establecido por el Código de Comercio Colombiano y las demás normas que regulen en la misma materia. Por lo anterior, las finalidades a aplicar a los datos personales de los accionistas será la siguiente:

  • Identificarlo como accionista de ANA MARTIN JEWELRY & HATS.
  • Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista y administradores de ANA MARTIN JEWELRY & HATS.
  • Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de accionista de ANA MARTIN JEWELRY & HATS.

Finalidades aplicables a los trabajadores y candidatos a vacantes: Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante ANA MARTIN JEWELRY & HATS.

  • Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual que une al titular del dato personal con ANA MARTIN JEWELRY & HATS; enviar comunicaciones al interior de la entidad relacionadas con su relación laboral o no.
  • Administrar los datos personales para que ANA MARTIN JEWELRY & HATS, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones, entre otras, asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, como también en caso de aportes a otras entidades donde el trabajador de forma previa haya autorizado el tratamiento.
  • Gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL− y demás necesarias para que ANA MARTIN JEWELRY & HATS, cumpla su deber como empleador.
  • Disponer de los datos personales del trabajador para una correcta asignación de sus herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, etc.)
  • Disponer de los datos personales de los titulares para incorporarlos de forma correcta en los archivos e historias laborales.
  • Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo.
  • Responder al trabajador ante solicitudes de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a ANA MARTIN JEWELRY & HATS,  como causa del vínculo contractual laboral.
  • Tratar los datos personales para realizar, directa o a través de un tercero, cuando sean requeridas, pruebas de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, y todas las demás que genere en virtud de su relación laboral y administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el trabajador haya previamente autorizado.

 En lo que concierne a los candidatos a puestos vacantes, ANA MARTIN JEWELRY & HATS; informa que los datos personales que sean captados durante el proceso de selección serán almacenados en una archivo o carpeta físico y/o digital y se identificarán con el nombre de cada candidato; la carpeta o archivo podrá ser accedido por la gerencia de Recursos Humanos, o por quien haya sido delegado o encargado del proceso de selección y gestión precontractual.

Finalidades aplicables a proveedores o contratistas de bienes y servicios: Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de proveedor o tercero de ANA MARTIN JEWELRY & HATS, gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a ANA MARTIN JEWELRY & HATS, y demás acciones que se encuentren a cargo de la entidad, brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial a los proveedores o contratistas de ANA MARTIN JEWELRY & HATS, desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos, evaluar los servicios ofrecidos o prestados a ANA MARTIN JEWELRY & HATS, utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del proveedor o contratista con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física, administrar los datos de carácter personal para realizar pagos a contratistas y/o proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos a realizar por parte de ANA MARTIN JEWELRY & HATS, cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de esta.

Finalidades aplicables a los prospectos de clientes y clientes de los servicios públicos domiciliarios: Los datos de nuestros clientes (personas naturales y representantes legales de personas jurídicas) los cuales son captados mediante formularios físicos o electrónicos, se utilizarán para las finalidades que se determinan a continuación, las cuales son consideradas necesarias para poder gestionar de forma correcta la relación contractual con ANA MARTIN JEWELRY & HATS:

  • Identificarlo como cliente de los productos ofrecidos por ANA MARTIN JEWELRY & HATS , confrontar la información personal entregada con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos en aras de realizar actividades de confirmación para vender de manera adecuada los productos ofrecidos por ANA MARTIN JEWELRY & HATS.
  • Brindar asistencia técnica y comercial y dar respuesta a sus consultas de las actividades relacionadas a su condición de prospecto o cliente de ANA MARTIN JEWELRY & HATS.
  • Realizar labores de facturación, aclaraciones y gestionar el cobro de sus obligaciones frente a ANA MARTIN JEWELRY & HATS.
  • Transmitir o transferir sus datos personales a terceras entidades fuera del país (incluso donde no existan normas de protección de datos) cuando sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones a cargo de ANA MARTIN JEWELRY & HATS.
  • Desarrollar estrategias de expansión de mercado, estudios de políticas tendientes a la ampliación de demanda, realización de campañas y actividades comerciales y de mercadeo.
  • Tratar sus datos con el fin de llevar a cabo actividades de fidelización, determinación de niveles de satisfacción, envío de comunicaciones comerciales; ésta actividades podrán desarrollarse a través de cualquier medio de comunicación, electrónico (correo electrónico, redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin, etc., servicios de mensajería instantánea tales como Whatsapp, Telegram, etc.) o físico, conocido o por conocerse. 

CAPÍTULO SEPTIMO

DEBERES DE ANA MARTIN JEWELRY & HATS EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

ANA MARTIN JEWELRY & HATStendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, ANA MARTIN JEWELRY & HATS, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  11. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos -) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deber de Secreto y confidencialidad: ANA MARTIN JEWELRY & HATS., garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con ANA MARTIN JEWELRY & HATS.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo y la legislación vigente.

CAPITULO OCTAVO

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

Generalidades sobre la autorización: Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, ANA MARTIN JEWELRY & HATS, solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. ANA MARTIN JEWELRY & HATS, informará al titular de los datos lo siguiente:

  • El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
  • El tiempo por el cual serán tratados sus datos personales.
  • Los derechos que le asisten como titular.
  • La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.

ANA MARTIN JEWELRY & HATS, ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:

  • ANA MARTIN JEWELRY & HATS, garantiza la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información que tenga bajo su responsabilidad.
  • ANA MARTIN JEWELRY & HATS, adoptó todas las medidas técnicas necesarias y posibles para garantizar la protección y control de la base de datos existentes y bajo su control.
  • En los casos en que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que tanto la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales, sensibles y de menores sea un objetivo fundamental.
  • ANA MARTIN JEWELRY & HATS, realizará auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
  • Es responsabilidad de los funcionarios de ANA MARTIN JEWELRY & HATS,  reportar inmediatamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Datos Personales – cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, incidentes de seguridad, violación de códigos de seguridad o cualquier tipo de conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona o llegue a generar cualquier tipo de discriminación.
  • La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores, contratistas, será un deber y complemento fundamental de esta Política.
  • ANA MARTIN JEWELRY & HATS, debe identificar e impulsar las autorizaciones de los titulares, avisos de privacidad, avisos en el website, campañas de sensibilización, leyendas de reclamo y demás procedimientos para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Protección de datos en los contratos: En los contratos laborales, ANA MARTIN JEWELRY & HATS ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales ANA MARTIN JEWELRY & HATS, tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención de la presente Política y de su ubicación, para su debida consulta.

En los contratos de prestación de servicios externos que impliquen el tratamiento de datos, ANA MARTIN JEWELRY & HATS realizará la transmisión con el Encargado del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines, medios, medidas de seguridad aplicables y tratamientos autorizados por ANA MARTIN JEWELRY & HATS, y delimitará de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.

Por su parte, ANA MARTIN JEWELRY & HATS, al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.

Transferencia de datos personales a terceros países: La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si se lleva a cabo a uno de los países que no se encuentre contemplado en la Circular Externa 05 de agosto de 2017.

Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.

Asimismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes.

La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de ANA MARTIN JEWELRY & HATS, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por ANA MARTIN JEWELRY & HATS ., como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.

ANA MARTIN JEWELRY & HATS, no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto Reglamentario. Un ejemplo de ello es el consentimiento del afectado a la transferencia, la transferencia es necesaria para establecer la relación contractual entre el afectado y el responsable de la Base de Datos y la transferencia se refiere a una transacción dineraria.

CAPÍTULO NOVENO

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS.

El Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD – es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos. De acuerdo con el Decreto 090 de 2018, ANA MARTIN JEWELRY & HATS no está obligada a registrar sus bases de datos.

CAPÍTULO DÉCIMO

DISPOSICIONES FINALES.

Medidas permanentes: En el tratamiento de datos personales ANA MARTIN JEWELRY & HATS, de manera permanente verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas que se garantice el derecho al habeas data de los titulares con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la Ley 1581, también cuenta con mecanismos internos de seguridad de la información para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, que son de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de estas políticas. 

ANA MARTIN JEWELRY & HATS y sus empresas vinculadas y/o relacionadas, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

Es obligación de los destinatarios de estas políticas informar a ANA MARTIN JEWELRY & HATS cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los Datos Personales confiados a ella, así como cualquier Tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación.

En estos casos, ANA MARTIN JEWELRY & HATS comunicará a la autoridad de protección de datos colombiana la situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los Datos Personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.

Vinculación de la Política: Los empleados, los clientes, proveedores, contratistas y cualquier titular que tenga alguna relación comercial con ANA MARTIN JEWELRY & HATS deberán acatar la presente política, y los manuales internos para su efectivo cumplimiento.

Cumplimiento de los principios para el Tratamiento de Datos Personales: ANA MARTIN JEWELRY & HATS garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos que se encuentran en nuestra posesión.

Vigencia: Los datos personales serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad que son recaudados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, ANA MARTIN JEWELRY & HATS procederá a la suspensión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.

La presente Política entra en vigencia a partir de junio de 2020.

Modificaciones a la política de privacidad: ANA MARTIN JEWELRY & HATS, se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. En caso que esto ocurra se publicará la nueva política en el sitio web de la organización.

Información de contacto: Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con ANA MARTIN JEWELRY & HATS, o envíe su consulta directamente por cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

  • Correo electrónico: podrá dirigirse vía correo electrónico a info@anamatin.co
  • Oficina Domicilio Principal: Calle 70 # 94 -18 Taller – Bogotá.

El presente Manual de protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos:

  • Constitución Política de Colombia
  • Ley 1581 de 2012. República de Colombia
  • Decreto 1377 de 2013. República de Colombia
  • Ley 1273 de 2009. República de Colombia
  • Avisos de Privacidad de ANA MARTIN JEWELRY & HATS.
  • Cláusulas de protección de datos de ANA MARTIN JEWELRY & HATS.

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